Strategii eficiente pentru companiile mici fără departament HR

Salutare!

Dacă ești la cârma unei companii care nu dispune de un departament HR dedicat, nu e nicio problemă! Am pregătit pentru tine o serie de soluții prietenoase care să-ți vină în ajutor. Ia-ți o cafea și hai să explorăm împreună cum poți naviga prin provocările HR cu zâmbetul pe buze!

1. Automatizarea proceselor HR

Ce unelte avem în trusa noastră?

Aplicații de Gestionare HR: Ai auzit de iFlow, BambooHR, sau HiBob? Sunt niște prieteni digitali care te ajută să ții totul sub control, de la concedii până la gestionarea timpului. Gândește-te la ele ca la niște colegi virtuali, mereu disponibili, care nu dorm niciodată și sunt gata să te ajute oricând. Aceste platforme sunt concepute pentru a simplifica și eficientiza administrarea resurselor umane, acoperind o gamă largă de funcționalități esențiale:

• Gestionarea concediilor și a absențelor: Urmărește cu ușurință cine, când și de ce lipsește de la muncă. Fără calcule manuale sau confuzii.
• Planificarea și monitorizarea timpului de lucru: Vezi pe loc cine lucrează la ce, cât timp dedică anumitor proiecte, și asigură-te că totul merge conform planului.
• Administrarea beneficiilor: Fie că este vorba despre asigurări de sănătate, planuri de pensii, sau orice alte beneficii oferite angajaților, totul este gestionat simplu și eficient.

De ce să le folosim?

• Motivul este simplu: viața devine mai ușoară. Cu ajutorul automatizării, elimini riscul erorilor umane – gândeste-te la acele neplăceri legate de calcule greșite sau informații pierdute. Totodată, economisești ore întregi care altfel ar fi fost petrecute pe sarcini repetitive și plictisitoare. Imaginează-ți ce ai putea face cu tot timpul liber câștigat!
  Pe lângă eficiență și economia de timp, aceste unelte te țin în siguranță din punct de vedere legal și administrativ. În lumea de azi, unde regulile și reglementările se schimbă rapid, e crucial să rămâi mereu la curent și să te asiguri că compania ta respectă toate cerințele legale. Cu ajutorul acestor aplicații, conformitatea devine o grijă mai puțină, deoarece ele sunt actualizate constant pentru a reflecta ultimele modificări legislative.

Cum le facem parte din echipă?

Alegerea: Găsește-ți partenerul digital

Când vine vorba de alegerea instrumentelor potrivite de automatizare HR, procesul seamănă mult cu căutarea unui nou coleg de echipă. Trebuie să fii atent la nevoile specifice ale companiei tale și să te asiguri că orice soluție alegi poate crește și evolua alături de afacerea ta. Iată câteva aspecte de luat în considerare:

• Scalabilitate: Alege un instrument care poate suporta creșterea afacerii tale. Dacă planifici să dublezi numărul angajaților în următorii ani, asigură-te că platforma poate face față acestei expansiuni.
• Compatibilitate: Verifică cum se integrează noua soluție cu sistemele și instrumentele pe care le folosești deja. Este esențial ca aceasta să funcționeze bine cu alte aplicații pentru a evita duplicarea eforturilor sau erorile de sincronizare.
• Personalizare și integrare: Fiecare afacere are nevoi unice, deci e important să alegi o soluție care permite ajustări specifice. De asemenea, capacitatea de a se integra cu alte aplicații (cum ar fi sistemele de contabilitate sau platformele de comunicare) poate fi un avantaj major.

Instruirea: Învață echipa cum să le folosească optim

Adoptarea unei noi tehnologii poate fi intimidantă pentru unii membri ai echipei, așa că este esențial să investești timp și resurse în instruirea adecvată. Iată câteva strategii pentru a asigura o tranziție lină:

• Workshopuri și sesiuni de formare: Organizează sesiuni interactive de instruire unde angajații pot învăța cum să utilizeze noile unelte. Acest lucru nu doar că le va crește încrederea, dar va ajuta și la identificarea și soluționarea rapidă a oricăror întrebări sau nelămuriri.
• Materiale de instruire: Creează ghiduri, FAQ-uri și video-uri care să poată fi accesate ușor de către angajați. Aceste resurse permit învățarea în propriul ritm și pot servi ca punct de referință pentru întrebări ulterioare.
• Suport continuu: Asigură-te că echipa știe că pot solicita ajutor sau clarificări în orice moment. Fie că este vorba despre sesiuni de întrebări și răspunsuri regulate sau un canal dedicat de suport, accesul la asistență poate facilita adoptarea noilor tehnologii.

2. Cine poate prelua responsabilitățile HR?

Alegerea unui membru al echipei existente pentru a gestiona sarcinile HR poate fi o soluție practică și eficientă. Iată cum:

• Identificarea candidatului: Uită-te după cineva din echipa ta care are un simț natural al organizării, este bine privit de colegi și are abilități de comunicare excelente. Aceste calități sunt esențiale pentru a gestiona cu succes sarcinile HR.
• Formarea necesară: Este crucial să oferi acces la instruirea adecvată, fie prin cursuri specializate în domeniul HR, fie prin resurse online. Acest lucru asigură că angajatul selectat este bine echipat pentru a face față noilor responsabilități.
• Beneficiile: Delegarea responsabilităților HR unui membru al echipei poate aduce o înțelegere mai profundă a dinamicii și nevoilor interne, contribuind la o gestionare mai personalizată și eficientă a resurselor umane.

Legalitatea delegării responsabilităților HR

Conform legislației în vigoare, nu există o cerință strictă privind funcția care trebuie să gestioneze sarcinile HR, ceea ce oferă flexibilitate companiilor:

• Baza legală: "Conform art. 2 alin. (5) din HG 500/2011 privind registrul general de evidență a salariaților, completarea și transmiterea registrului se fac de către una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisă de către angajator." (Sursă). Acest cadru oferă o marjă largă de manevră în desemnarea responsabililor cu sarcinile HR.
• Implementarea: Angajatorii pot desemna aceste responsabilități unui contabil sau oricărui alt angajat care acceptă aceste atribuții, cu condiția ca acest lucru să fie clarificat în fișa postului. Este esențial ca această decizie să fie documentată corespunzător pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale.
• Flexibilitate și conformitate: Această abordare permite companiilor să se adapteze la nevoile lor specifice, asigurând în același timp că toate aspectele legale sunt respectate, oferind flexibilitate în gestionarea internă a resurselor umane.

3. Creștem lideri, nu doar manageri!

Cum îi pregătim pe angajații care urmează să preia roluri adiacente resurselor umane?

Training pentru Manageri: E crucial să oferim managerilor instrumentele și cunoștințele necesare pentru a naviga cu succes provocările zilnice. Workshop-urile sau cursurile pe teme precum comunicarea eficientă sau rezolvarea conflictelor sunt esențiale. Iată câteva resurse valoroase unde poți găsi astfel de traininguri:

• Functionari.ro: O platformă dedicată formării profesionale a funcționarilor publici, dar cu principii aplicabile în orice context organizațional.
• Skillab: Oferă o varietate de cursuri care acoperă competențele necesare pentru lideri eficienți.
• Academia de Afaceri: Se concentrează pe dezvoltarea abilităților de business, inclusiv management și leadership.

Mentorat și Coaching: Dezvoltarea abilităților de leadership nu se oprește la trainingurile formale. Mentoratul și coaching-ul sunt esențiale pentru a sprijini creșterea continuă. Poți explora programe de mentorat și coaching oferite de:

• BestCor: Specializați în programe de coaching și dezvoltare personală, BestCor poate ajuta viitorii lideri să își maximizeze potențialul.
• CTeamGroup: Oferă programe personalizate de coaching și dezvoltare a liderilor, adaptate nevoilor specifice ale companiei tale.

Ce câștigăm dacă facem asta?

• O echipă dedicată și fericită: Prin investiția în dezvoltarea liderilor, nu doar că îmbunătățim performanța organizațională, dar contribuim și la creșterea satisfacției angajaților. Lideri bine pregătiți știu cum să motiveze și să inspire, creând un mediu de lucru în care angajații se simt valorizați și înțeleși.
• O cultură de invidiat: Cultura organizațională se construiește de la vârf. Promovând dezvoltarea, recunoașterea și respectul mutual, cultivăm o cultură care susține inovația, colaborarea și angajamentul pe termen lung. Acest lucru nu doar că atrage talente de top, dar ajută și la retenția angajaților valoroși.

Prin concentrarea pe creșterea liderilor, nu doar managerilor, deschidem calea spre o organizație mai puternică, mai unită și mai rezilientă. Investiția în dezvoltarea competențelor de leadership este o investiție în viitorul companiei tale, asigurându-te că ești pregătit pentru orice provocări aduce mâine.

4. Feedback-ul, cheia succesului!

Cum îl colectăm?

• Sondaje de Angajament: Sunt un mijloc excelent de a înțelege percepțiile și sentimentele angajaților despre locul de muncă. Utilizarea unor platforme online precum Survio sau SurveyRock facilitează colectarea acestor date într-un mod structurat și accesibil, permițându-ne să măsurăm nivelul de angajament și satisfacție în cadrul echipei. Aceste instrumente oferă template-uri personalizabile, care pot fi adaptate pentru a se potrivi nevoilor specifice ale companiei tale, asigurând că întrebările relevante sunt puse pentru a obține feedback valoros.
• Review-uri 360 de Grade: Această metodă de feedback implică colectarea de păreri despre un angajat din partea mai multor surse - colegi, subordonați, superiori și chiar clienți. Scopul este de a oferi o perspectivă completă asupra performanței, comportamentului și abilităților unui individ. Review-urile 360 de grade sunt instrumente puternice pentru dezvoltarea personală și profesională, deoarece oferă feedback din multiple perspective, ajutând angajații să înțeleagă cum sunt percepuți în diferite contexte de lucru.

Și ce facem cu el?

• Dezvoltare Continuă: Utilizarea feedback-ului pentru a identifica domenii de îmbunătățire este esențială pentru creșterea personală și profesională. Prin analizarea răspunsurilor, putem identifica tendințe, atât pozitive, cât și negative, și putem elabora planuri de acțiune pentru a adresa orice lacune. Acest proces de evaluare și auto-reflecție susține dezvoltarea continuă a abilităților și competențelor, atât pentru indivizi, cât și pentru echipe.
• Ajustăm Procesele: Feedback-ul ne oferă, de asemenea, oportunitatea de a revizui și ajusta procesele organizaționale. Prin înțelegerea experiențelor și percepțiilor angajaților, putem identifica modificările necesare în proceduri, politicile companiei sau cultura organizațională pentru a îmbunătăți satisfacția și eficiența la locul de muncă. Acest lucru poate include ajustări ale fluxurilor de lucru, îmbunătățirea comunicării interne sau modificarea abordărilor de management.

5. Cultivăm o cultură organizațională de top!

Ce ne definește?

Valorile Noastre: Fundamentul oricărei culturi organizaționale puternice sunt valorile pe care le împărtășește. Acestea nu sunt doar niște cuvinte frumoase pe care le afișăm pe un perete; ele ghidă fiecare decizie și acțiune în companie. Procesul de clarificare, comunicare și trăire a acestor valori în fiecare zi asigură că toată lumea în organizație este aliniată și lucrează către aceleași obiective.

• Clarificăm: Începem prin a defini clar ce valori ne ghidează acțiunile și deciziile. Aceasta poate fi un proces colaborativ, implicând feedback de la toate nivelurile organizației.
• Comunicăm: Odată stabilite, este crucial să comunicăm aceste valori în mod constant, atât intern cât și extern. Aceasta ajută nu doar la reamintirea lor, dar și la atragerea de noi talente care împărtășesc aceleași principii.
• Trăim: Cel mai important pas este să trăim conform acestor valori. Acest lucru se reflectă în modul în care tratăm clienții, în deciziile de business și în relațiile dintre colegi.

Diversitate și Incluziune: O cultură organizațională de top este una care îmbrățișează și celebrează diversitatea. Crearea unui mediu de lucru unde fiecare se simte binevenit și valorizat pentru unicitatea sa contribuie la inovație și creativitate.

• Creăm o politică clară de diversitate și incluziune care să fie integrată în toate aspectele organizației, de la recrutare la dezvoltarea profesională.
• Organizăm traininguri și workshopuri pentru a crește gradul de conștientizare și înțelegere a diversității și incluziunii în rândul angajaților.

Cum o facem?

Team-Building: Activitățile de team-building joacă un rol esențial în construirea și întărirea unei echipe unite. Acestea oferă oportunități pentru angajați de a se cunoaște într-un cadru mai relaxat și de a dezvolta relații de muncă mai puternice.

• Organizăm evenimente și activități regulate, care pot varia de la ieșiri informale la workshopuri tematice și retreat-uri de echipă.

Comunicare Fără Secrete: Transparența și deschiderea sunt cheia pentru a menține angajații informați, implicați și motivați.

• Implementăm canale de comunicare deschise, care încurajează feedback-ul și dialogul. Acest lucru poate include întâlniri regulate de echipă, sesiuni de întrebări și răspunsuri cu managementul și platforme online unde angajații pot exprima liber idei și îngrijorări.

6. Putem să dăm HR-ul și pe mâna experților!

Ce putem externaliza?

• Salariile și Legislația: Companii ca Work-Fact sau WizSalary vă stau la dispoziție.
• Recrutarea: Agenții specializate care știu exact pe cine să aducă în echipă, precum Next Global Headhunting sau Psihoselect.

De ce e bine să facem asta?

• Expertiză fără angajamente: Ai la dispoziție cunoștințe de top fără a angaja pe cineva full-time.
• Economii la buzunar: Cheltui mai puțin decât dacă ai gestiona intern toate aceste procese.

Prin aceste strategii, chiar și companiile fără un departament HR dedicat pot naviga cu succes gestionarea resurselor umane, construind o cultură organizațională sănătoasă și un mediu de lucru unde toată lumea se simte valorizată. E despre a crește împreună, despre a face locul de muncă un spațiu unde succesul vine mână în mână cu împlinirea personală.

Cu drag,
Echipa Growee